Administre su tiempo y reduzca el stress

Algunas estrategias para aprovechar mejor las horas del día.

2Cuando trabajamos sin administrar de manera adecuada nuestro tiempo, nos sentimos como si hubiéramos corrido sobre la arena: mucho esfuerzo y poco avance. Pero es porque a cada paso nos distraemos, sacamos adelante actividades que no son prioritarias, leemos los correos conforme van llegando o los compañeros nos interrumpen constantemente.

A veces se nos olvida lo valioso que es el tiempo y lo malgastamos como si fuera un recurso renovable. Y entonces nos sentimos estresados por no haber realizado las labores que debíamos; terminamos el día cansados, como si lleváramos a cuestas una sobrecarga de trabajo. O, siguiendo con la misma metáfora, como si hubiéramos corrido en la arena.

La administración efectiva del tiempo es una necesidad básica para llevar una vida menos estresante y más productiva. Es decir, los beneficios se extienden a todos los ámbitos de su vida, no solo al trabajo.

Desarrollar las habilidades adecuadas de administración y organización del tiempo requiere de mucha práctica y perseverancia. Los expertos recomiendan estudiar las estrategias, escoger solo una e intentar implementarla durante dos a cuatro semanas para ver si funciona. Si sí, entonces trabaje sobre la siguiente.

La idea es que no tome todas e intente modificar su vida a 180 grados, pues sería un giro drástico y, seguramente, irrealizable.
Planee cada día

Para que logre sentirse en control sobre su vida, escriba una lista de pendientes por realizar y dele prioridad a los más importantes. Lleve una agenda con sus actividades diarias para minimizar conflictos entre citas y evitar problemas de último minuto.

Priorice sus pendientes
Las actividades más irrelevantes son las que más quitan el tiempo. De 5 minutos en 5 minutos, al final del día puede ser significativo el tiempo que le dedicó a pequeñeces.

Apéguese al plan.

Aprenda a decir no
Negarse a asumir una carga de trabajo adicional puede ser complicado: requiere asertividad, es decir, buenas habilidades de comunicación para ser honestos sin proyectar una imagen poco profesional. Pero es necesario hacerlo cuando, por asumir demasiados pendientes, sabe que va a quedar mal en algunos de ellos.

Delegue
Revise sus pendientes del día y, siempre que pueda, considere cuáles pueden ser delegados. Aprender a delegar requiere desarrollar habilidades de liderazgo, pero el esfuerzo vale la pena, pues además es una cualidad muy valorada en cualquier trabajo.

Tiempo de calidad
Resolver los pendientes rápido es fácil, pero la calidad no será la esperada. Y además, corregir los errores tomará su tiempo, por lo que al final el proceso se demorará y seguramente lo hará quedar mal.

Desintegre los grandes pendientes
Cuando una tarea necesita de mucho tiempo y esfuerzo puede parecernos monstruosa, nos paralizamos y entonces la posponemos. Esto es un error. Lo ideal es desintegrar o descomponer ese gran asunto en tareas menores. Así será más sencillo ir efectuando una por una. Al final, veremos el trabajo terminado y podremos respirar tranquilos.

Evalúe cómo está gastando el tiempo
Mantenga un diario con todo lo que ha hecho durante unos tres días, para determinar cómo estás invirtiendo su tiempo. Revise cómo puede aprovechar el día de mejor manera.

Limite las distracciones
Que no le dé pena cerrar la puerta de la oficina o apagar el teléfono celular. Y del Internet, ni hablar: hay que evitar la tentación de navegar o de revisar ese nuevo mensaje que alguien le envió por Facebook o WhatsApp. Si la agenda se lo permite, programe estas actividades para un determinado momento del día.

Tome descansos
Si está en un ambiente cerrado, salga a pasear a la calle o a alguna terraza. Cuando sea momento de tomar sus vacaciones, aprovéchalas. No subestime el valor de los descansos para llenarse de energía.
Durante la jornada laboral, es mejor tomar un solo descanso largo, en lugar de varios breves. Esto se debe a que, generalmente, tras una interrupción, nos tardamos algunos minutos en volver a concentrarnos.

Inscríbase a un curso de administración del tiempo
Una capacitación formal le permitirá lograr un conocimiento más profundo sobre estrategias como éstas, pero además podrá conocer herramientas para desarrollar habilidades concretas, como establecer prioridades, tomar decisiones acertadas, delegar y mejorar su productividad.

1Los correos: ¿herramienta o lastre?
Llegamos temprano a la oficina y lo primero que hacemos es abrir nuestro correo. La lista de mensajes nos abruma, pero pensamos que contestarlos nos tomará solo unos minutos… cuando vemos el reloj, nos damos cuenta de que hemos pasado toda la mañana – el tiempo más productivo del día –, revisando y limpiando nuestra bandeja de entrada.

Leer los correos electrónicos y contestarlos puede demorar tanto, que en lugar de una herramienta de comunicación, a veces es una actividad que le impide terminar el trabajo importante. Por ello, los expertos aconsejan:

  1.  Establecer 2 o 3 momentos del día para leer y contestar correos. De preferencia, que sea en los horarios más improductivos, como al inicio del día, justo antes de salir a comer y momentos antes de terminar la jornada.
  2. Desactivar las alarmas de recepción de mensajes nuevos. Es útil cerrar el programa de correo o desactivar cualquier clase de sonidos, para que estos no lo distraigan. 
  3. Priorizar la contestación de los correos. No tiene que responder en cuanto lee los mensajes. La regla de los 2 minutos es útil: si contestar el mensaje le tomará menos de ese tiempo, hágalo ya. Si no, pospóngalo, dependiendo de su importancia.

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Categorías: bienestar

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